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Tag der offenen Tür am 9. Juli 2023 Landtag des Saarlandes

25.04.2023

Ausschreibung Tag der offenen Tür als PDF-Datei (barrierefrei - 494 KB)

 

Ausschreibung von Platzvergaben für das Begleitprogramm

Der Landtag des Saarlandes beabsichtigt, am Sonntag, 9. Juli 2023 zwischen 10:00 und 18:00 Uhr einen „Tag der offenen Tür“ durchzuführen.

Ziel des Tags der offenen Tür ist die Öffnung des Parlaments für ein breites Publikum. Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit soll interessierten Bürgerinnen und Bürgern die Möglichkeit gegeben werden, den Landtag als offenes Haus und die Arbeit des Landesparlamentes näher kennenzulernen.

Hauptzielrichtung sind die Intensivierung der Kontaktebenen zwischen der Bevölkerung und der Legislative sowie gleichgelagert die Information der Bevölkerung über die jeweiligen Dienstleistungen und Angebote des Landtags des Saarlandes, darunter

I. Bürgerinnen und Bürgern einen persönlichen, hürdenfreien und ungezwungenen Zugang zum Landesparlament, seinen Institutionen und Vertretern zu ermöglichen,

II. Funktionen und Angebote des Landtages sowie nachgeordneter Stellen im demokratischen Gefüge zu kommunizieren, dies für die Besucher persönlich erleb- und erfahrbar sowie informativ nachhaltig zu tun, und

III. über eine mediale Vor- und parallele Begleitkommunikation sowie schwerpunktmäßig über den persönlichen Kontakt vor Ort einen Informations-und Wissensgewinn bei den Besuchern zu generieren und den Landtag als einen Ort der direkten Ansprache und Kontaktmöglichkeit sowie als Institution, welche im Sinne der Bürger arbeitet, zu präsentieren.

Neben Führungen durch das Landtagsgebäude mit Informationsständen innerhalb des Hauses durch Mitarbeiter/innen der Landtagsverwaltung wird der Tag der offenen Tür räumlich auch den Landtagsgarten mit Informationsständen der Fraktionen und der Landtagsverwaltung einbeziehen.

Dabei soll auch externen Anbietern (z.B. Gewerbetreibenden, Vereinen, kreativen Akteuren u.a.) die Möglichkeit gegeben werden, den Besucherinnen und Besuchern des Tages der offenen Tür im Landtagsgarten ihre Waren (v.a. Speisen und Getränke, aber auch andere nachhaltig produzierte Produkte), auf Familien bezogene Dienstleistungen und Darbietungen anzubieten.

Die Arbeit des Landtags konzentriert sich in der 17. Legislaturperiode u.a. auf die Ziele des Klimaschutzes und der Nachhaltigkeit. Daher soll bei den am Tag der offenen Tür angebotenen Getränken, Speisen u.a. Produkten ein Schwerpunkt auf die Verwendung saisonaler, aus biologischer Landwirtschaft stammender und / oder fair gehandelter Produkte gelegt werden.

Am Tag der offenen Tür soll Bietern daher die Möglichkeit gegeben werden, sich mit dem Angebot einer Leistung der unter Ziff. 1 aufgeführten Kategorien um einen Standplatz im Landtagsgarten zu bewerben.

Die Angebote der Kategorien 1 bis 9 und 12 sollen von den Bietern aufgrund der vom Landtag ohne eine Standgebühr und unter Verfügbarmachung der für den Betrieb der Stände erforderlichen Infrastruktur (Strom und Wasser) vorgesehenen Platzvergabe im Landtagsgarten von 10:00 Uhr bis 18:00 Uhr auf eigenes wirtschaftliches Risiko zu familienfreundlichen Preisen an die Besucherinnen und Besucher des Tags der offenen Tür erfolgen.

Die Angebote der Kategorien 10 und 11 sollen aufgrund der vom Landtag zur Verfügung gestellten Infrastruktur (Bühne, Beschallungsanlage, Rasenfläche etc.) und Möglichkeit, sich in einem hinreichenden Zeitfenster zwischen 10:00 und 18:00 Uhr als Akteur in der Öffentlichkeit bekannt zu machen, gegen eine moderate Vergütung durch die Landtagsverwaltung und mögliche freiwillige Spenden der Besucherinnen und Besucher des Tags der offenen Tür (Hutsammlung) erfolgen.

1. Kategorien (Lose)
Es werden begrenzt Standflächen für folgende Angebotskategorien bereitgestellt:

Kategorie Angebot
1 Bratwürste, Schwenker, Grillwaren und vergleichbare fleischhaltige oder fleischlose Speisen zum sofortigen Verzehr.
2 Saarländische herzhafte Speisen zum sofortigen Verzehr.
3 Internationale Speisen zum sofortigen Verzehr.
4 Crêpes, Waffeln, Churros, Eis, Popcorn und ähnliche Süßwaren zum sofortigen Verzehr.
5 Fassbier incl. Biermixgetränken, alkoholfreie kohlensäurehaltige Erfrischungsgetränke.
6 Ausschank von Wein- und Weinmischgetränken sowie Sekt- und Sektmischgetränken.
7 Ausschank von alkoholfreien und alkoholhaltigen Cocktails / Bowlen / Smoothies und vergleichbaren Kaltgetränken
8 Ausschank von alkoholfreien Heißgetränken (z.B. Tee, Kaffeespezialitäten)
9 Kinderfahrgeschäfte, Hüpfburg, Trampolin und vergleichbare gewerbliche Kinderunterhaltungsangebote
10 Kreatives Kinderrahmenprogramm (z.B. Zirkusprogramme, Akrobatik, Clowns, Zaubern, Kinderschminken, Puppentheater, etc.)
Eine Bühne, Beschallungsanlage und / oder Rasenfläche stehen für die Darbietungen zur Verfügung.
11 Kulturelles Rahmenprogramm: Musikalische Darbietungen, Tanz, Akrobatik und vergleichbare Angebote
Eine Bühne, Beschallungsanlage und / oder Rasenfläche stehen für die Darbietungen zur Verfügung.
12 Angebot von nachhaltig produzierten und / oder saisonalen Waren (wie z.B.: Handarbeiten, Marmeladen, Öle, Spirituosen, Wurst, Käse etc.)

Die Getränke sollten nach Möglichkeit (z.B. bei Mineralwasser und Schorle) kurze Lieferketten aufweisen und Kriterien des nachhaltigen Wirtschaftens (s.u.) erfüllen. Eine Liste der geplanten Getränke mit Hinweisen auf nachhaltige Aspekte ist mit dem Angebot vorzulegen.
Zu den zwingend nachzuweisenden Kriterien des nachhaltigen Wirtschaftens gehören:
- Bei Kaffee oder Kaffeeprodukten der Nachweis des fairen Handels mit Vorlage einer Fair Trade-, Naturland Fair-, Rapunzel Hand in Hand- oder GEPA-Zertifizierung oder einem gleichwertigen Gütezeichen.
- Bei Cola-, Limonaden-, Mineralwasser-, Apfelschorlen-, Bier- und Wein-Sorten die Nutzung von Glasflaschen oder bei anderen Materialien der Nachweis der Nutzung des Mehrwegsystems.
Beim Getränkeverkauf handeln die Auftragnehmer und Standbetreiber auf eigenes wirtschaftliches Risiko. Der Landtag als Auftraggeber hat bei den oben aufgeführten Getränkesorten (Kategorien 5 bis 8) ein hohes Interesse an marktüblichen und familienfreundlichen Preisen. Insofern sind die für den Tag der offenen Tür geplanten Preise von den Bietern in deren Angebot zwingend anzugeben. Die Aufstellung eines Kühlcontainers kann bei entsprechender Planung in der Nähe des Standes erfolgen.
Das Speisenangebot soll über mehrere Foodtrucks mit unterschiedlichem Essensangebot gewährleistet werden. Die Foodtrucks arbeiten ebenfalls auf eigenes wirtschaftliches Risiko. Der Landtag als Auftraggeber hat auch beim Speisenangebot ein hohes Interesse an marktüblichen und familienfreundlichen Preisen. Insofern sind die für den Tag der offenen Tür geplanten Preise von den Bietern in deren Angebot zwingend anzugeben. Die Aufstellung eines Kühlcontainers kann bei entsprechender Planung in der Nähe des Standes erfolgen.
Das benötigte Geschirr und Besteck (Teller, Besteck, Tassen, Gläser) inkl. Servietten (Nachweis eines umweltfreundlichen Papierproduktes, z.B. via Blauer Engel-Zertifikat) ist ebenfalls von den Bietern zu stellen. Bei den Speiseständen ist aufgrund von Umweltschutz- und Nachhaltigkeitsaspekten Einweggeschirr aus nachwachsenden Rohstoffen oder Mehrweggeschirr zu verwenden. Darüber hinaus ist möglichst auf Einzelportionsverpackungen (z. B. für Zucker, Salz und Pfeffer, Senf o. ä.) zu verzichten.
Die Verwendung von Plastikgeschirr ist verboten.
Die Betreiber der Foodtrucks bzw. der Getränkestände sind für das Aufstellen und Entfernen von ausreichenden Abfallbehältern, deren regelmäßige Kontrolle und die letztendliche Müllentsorgung zuständig. Außerdem obliegt den Auftragnehmern das Einsammeln und der Rücktransport des verwendeten Mehrweggeschirrs. Das genehmigte Angebot wird in der Angebotsannahme schriftlich festgelegt; mündliche Nebenabreden sind ungültig. Eine Bewerbung/ein Angebot ist in allen oben genannten Kategorien zulässig. Die Zugehörigkeit zu einer Kategorie muss aufgrund der Bewerbung/des Angebotes klar erkennbar sein.
Die Landtagsverwaltung behält sich vor, thematische Konzeptflächen zu definieren. Art und Umfang wird von der Landtagsverwaltung bei Bedarf formuliert und ist von den obigen Kategorien gesondert zu betrachten. Die Konzeptflächen sind nicht Teil dieser Ausschreibung.

2. Auswahlverfahren
Die im Landtagsgarten zur Verfügung stehenden Standplatzflächen werden unter den verschiedenen Kategorien (siehe Ziff. 1) verteilt. Es kann keine Maximalanzahl von Ständen in den einzelnen Kategorien angegeben werden; diese richtet sich nach der Größe einzelner Stände, deren Beschaffenheit sowie der Beschaffenheit des Untergrundes und nach dem Angebot. Außerdem wird ein Verhältnis von Veranstaltungsfläche zur Anzahl von Ständen eingehalten, um kein Überangebot spezieller Kategorien vor Ort zu haben.

3. Vergabeverfahren und Vergabekriterien

3.1 Vergabeverfahren
Die vollständigen Angebote sind bis am 16. Mai 2023, 16:00 Uhr, in deutscher Sprache und in Schriftform (§ 126b BGB) beim Landtag des Saarlandes einzureichen:

Landtag des Saarlandes
Herrn Matthias Seel
– persönlich/verschlossen –
Betreff: Tag der offenen Tür 2023 -
Franz-Josef-Röder-Str. 7
66119 Saarbrücken
E-Mail: E-Mail anzeigen

Im Falle einer Angebotseinreichung per E-Mail bitten wir, die Betreffzeile „Angebot Tag der offenen Tür 2023“ zu verwenden. Auf dem Postweg oder direkt übermittelte Teilnahmeanträge und Angebote sind in einem verschlossenen Umschlag einzureichen und als solche zu kennzeichnen; sie müssen zudem unterschrieben sein (§ 38 Abs. 8 und 9 UVgO).
Die Angebote müssen vollständig sein und alle geforderten Angaben und Erklärungen, insbesondere zu den für die Bürgerinnen und Bürger geplanten familienfreundlichen Preisen (Kategorien 1 bis 9 und 12) bzw. zu der geforderten moderaten Vergütung durch die Landtagsverwaltung (Kategorien 10 und 11) enthalten (vgl. auch Ziff. 7). Bieter haben anzugeben, ob für den Auftragsgegenstand gewerbliche Schutzrechte bestehen, beantragt sind oder erwogen werden. Bietergemeinschaften haben im Angebot jeweils die Mitglieder sowie eines ihrer Mitglieder als bevollmächtigen Vertreter für den Abschluss und die Durchführung des Vertrags zu benennen. Fehlt eine dieser Angaben, so ist sie vor der Zuschlagserteilung beizubringen. Die Angebotsbindung muss seitens der Bieter bis am einschließlich 30. Juni 2023
zugesagt werden.

Die Zuschlagserteilung durch den Landtag des Saarlandes, vertreten durch den Direktor Dr. Christof Zeyer, ist bis spätestens am 9. Juni 2023 geplant. 

3. 2 Vergabekriterien
Sobald mehr Bewerbungen als zur Verfügung stehende Standplätze in einer Kategorie vorliegen, wird ein Auswahlverfahren praktiziert, nach dem die in beschränktem Umfang vorhandenen Zulassungschancen an eine Überzahl von Bewerberinnen und Bewerbern verteilt werden. Die Auswahl der Bewerberinnen und Bewerber orientiert sich ausschließlich am oben genannten Veranstaltungsziel. Auf der Grundlage der von der Bewerberin oder dem Bewerber eingereichten Unterlagen sind die Auswahlkriterien in folgender Reihenfolge anzuwenden:

1. Alle Bewerbungen werden einer Angebotsgruppe zugeordnet und anhand eines einheitlichen Punktekatalogs bewertet.
2. Die Bewerbungen werden innerhalb der jeweiligen Standkategorie in absteigender Rangfolge ihrer Punktezahl bis zu der möglichen Höchstzahl von Ständen in dieser Kategorie zugelassen.
3. Sind mehrere Bewerbungen mit gleicher Punktzahl bewertet, erhält diejenige den Zuschlag, die in der Kategorie Attraktivität der Standgestaltung die höhere Punktzahl erreicht hat. Sind beide punktgleich, wird zwischen ihnen ein Losverfahren durchgeführt. Bei Punktgleichheit von zwei oder mehr Neubewerbern findet zwischen diesen gleiches Verfahren statt.
4. Bewerben sich ein oder mehrere Bewerberinnen oder Bewerber mit ein- und demselben Stand oder Konzept, nimmt nur eine Bewerbung am Vergabeverfahren teil. Welche Bewerbung dies ist, wird nach den vorstehenden allgemeinen Auswahlkriterien entschieden, wobei erforderlichenfalls das Vergabeverfahren auch zwischen mehreren Bewerbungen derselben Bewerberin bzw. desselben Bewerbers angewandt wird.

4. Punktekatalog
Der Punktekatalog setzt sich aus den Bewertungskategorien
- Nachhaltigkeit,
- Attraktivität des Angebotes,
- Nur bei Kategorie 1 bis 9 und 12: Familienfreundlichkeit der Preise
- Ggf. (wenn ein Stand angeboten wird): Attraktivität des äußeren Erscheinungsbildes des Standes zusammen. Diese werden durch die Auswahlkommission auf Grundlage der in der Bewerbung befindlichen Informationen bewertet.

5. Transparenz

Der Landtag des Saarlandes leistet mit der detaillierten Auflistung aller Auswahlkriterien einen größtmöglichen Beitrag zur Transparenz des Vergabeverfahrens. Die einzelnen Auswahlkriterien können je nach Art des Geschäfts, des Bewerbers und Angebots unterschiedliche Bedeutungen haben. Sie werden nach den vorliegenden Bewerbungsunterlagen zielorientiert gewichtet und gegeneinander abgewogen. Die bewerbende Person hat einen Anspruch darauf, dass ihr der Landtag die für ihre persönliche Bewerbung Entscheidungsgesichtspunkte erläutert und diese schriftlich im Bescheid darlegt.

6. Auswahlkommission
Sämtliche Bewerbungen, die am Auswahlverfahren teilnehmen, werden durch die Landtagsverwaltung bewertet. Die Auswahlkommission besteht aus mindestens drei Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern des Landtages.

7. Angebotsstände:
Von der Landtagsverwaltung werden keine Verkaufs- bzw. Angebotsstände zur Verfügung gestellt, diese müssen von der betreibenden Person in den Kategorien 1 bis 9 und 12, ggf. auch 10 und 11, selbst gestellt werden. Die Verkaufs- oder sonstige Angebotseinrichtung ist im Angebotsschreiben des Bieters klar verständlich zu erklären und darzustellen (z.B. mit Fotos, Maßzeichnungen o.ä.). Fremdwerbung am und außerhalb des Verkaufsstands, sowie Eigenwerbung außerhalb des Verkaufsstands ist nicht zulässig.
Für das kulturelle Rahmenprogramm bzw. das Kinderprogramm steht eine Bühne (mit Beschallungsanlage) und / oder eine Fläche auf dem Rasen im Landtagsgarten zur Verfügung. Hierzu ist keine eigene Standinfrastruktur erforderlich.

8. Standplätze:

Die Zuweisung eines Standplatzes erfolgt widerruflich und befristet für den Tag der offenen Tür 2023. Größe und Standort des Standplatzes sowie das Warenangebot werden bei Erteilung des Zuschlags bestimmt. Die Grenzen des Standplatzes dürfen nicht eigenmächtig überschritten werden. Auch die Zwischenräume zwischen den Ständen dürfen nicht eigenmächtig zur Ausstellung von Ware genutzt werden. Der zugewiesene Standplatz darf nur zum Geschäftsbetrieb des Inhabers / der Inhaberin bzw. nur zum Verkauf des zugelassenen Waren- und sonstigen Leistungsangebots genutzt werden. Die Überlassung des zugewiesenen Standplatzes an eine andere Person ist nicht gestattet und berechtigt die Landtagsverwaltung, den Platz auf Rechnung des Inhabers zu räumen. Die Landtagsverwaltung ist, auch nach Standplatzzuweisung, aus sachlich gerechtfertigten Gründen berechtigt, eine Änderung des Standplatzes anzuordnen, ohne dass hierdurch ein Anspruch auf Entschädigung entsteht.

(1) Die Zuweisung eines Standplatzes erlischt, wenn:

· Die standinhabende Person stirbt oder ihre Handlungsfähigkeit aufgibt,
· bei Personenvereinigungen oder juristischen Personen, wenn diese sich auflösen oder ihre Rechtsfähigkeit verlieren, · über das Vermögen der standinhabenden Person das Insolvenzverfahren eröffnet wird oder die Eröffnung mangels Masse abgelehnt wird.

(2) Die Zuweisung eines Standplatzes kann vom Veranstalter widerrufen werden, wenn ein sachlich gerechtfertigter Grund vorliegt. Ein sachlich gerechtfertigter Grund für den Widerruf liegt insbesondere vor, wenn:

· der Verkaufsstand während der Öffnungszeiten nicht betrieben wird,
· die standinhabende Person oder deren Beauftragte oder Bedienstete erheblich oder trotz Mahnung gegen gesetzliche Bestimmungen, gegen Bestimmungen des geltenden Infektionsschutzes, gegen den Inhalt der Zuweisung oder gegen die Bestimmungen der Ausschreibung verstoßen hat,
· die Anordnungen des Landtagspersonals wiederholt missachtet werden,
· die Präsentation des Standes oder das dort tatsächlich erbrachte Angebot von den im schriftlichen Angebot zugesicherten Angaben abweicht.

(3) Wird die Zuweisung eines Standplatzes widerrufen oder erlischt sie, kann die Landtagsverwaltung die sofortige Räumung des Standplatzes verlangen oder den Standplatz zwangsweise auf Kosten des Standinhabers räumen oder den Standplatz neu besetzen.

(4) Die Landtagsverwaltung ist unverzüglich schriftlich in Kenntnis zu setzen, wenn die Bewerbung/das Angebot zurückgezogen wird oder wenn nach Zuweisung eines Standplatzes abgesagt wird.

(5) Ausgeschlossen ist,

o Waren im Umhergehen anzubieten,
o nicht veranstaltungsbezogenes Werbematerial oder sonstige Gegenstände zu verteilen,
o von der Landtagsverwaltung nicht zugelassene Tätigkeiten gewerblicher oder nicht gewerblicher Art auszuüben,
o Livemusik darzubieten oder im Wege der mechanischen Wiedergabe Musik abzuspielen. Ausgenommen sind bewilligte Kinderfahrgeschäfte, Veranstaltungen/Darbietungen auf der Bühne und sonstige von der Landtagsverwaltung im Einzelfall genehmigte kreative Aktivitäten im Landtagsgarten (Kategorie 9 bis 11 in Ziffer 1),
o zu betteln, z.B. durch Ansprechen von Personen, organisiert oder mittels Kindern zu betteln,
o in erkennbar angetrunkenem oder betrunkenem Zustand Personen zu belästigen.

9. Familienfreundliche Preise / moderate Vergütung; keine Standgebühren
Die gewerblichen Anbieter der Kategorien 1 bis 9 und 12 (vgl. Ziffer 1) handeln auf eigenes wirtschaftliches Risiko.
Für die Überlassung eines Standplatzes am Tag der offenen Tür erhebt der Landtag keine Gebühren und stellt die für den Betrieb der Stände notwendige Infrastruktur (Strom und Wasser) zur Verfügung.
Im Gegenzug sind die Anbieter der Kategorien 1 bis 9 und 12 verpflichtet, die Preise der von ihnen angebotenen Speisen, Getränke und sonstigen Warenangebote – wie in ihrem Angebot gegenüber dem Landtag mitgeteilt – so familienfreundlich wie möglich zu kalkulieren.
Die Anbieter der Kategorien 10 und 11 (vgl. Ziffer 1) erbringen ihre Leistungen aufgrund der vom Landtag zur Verfügung gestellten Infrastruktur (Bühne, Beschallungsanlage, Rasenfläche etc.) und Möglichkeit, sich in einem hinreichenden zugewiesenen Zeitfenster zwischen 10:00 und 18:00 Uhr in der Öffentlichkeit zu präsentieren, gegen eine moderate Vergütung durch die Landtagsverwaltung und mögliche freiwillige Spenden der Besucherinnen und Besucher des Tags der offenen Tür (Hutsammlung).

10. Angebotszeiten

Leistungen der Kategorie 1 bis 9 und 12 (vgl. Ziffer 1) müssen am Sonntag, 9. Juli 2023, von 10:00 bis 18:00 Uhr auf den ihnen zugewiesenen Standplätzen erbracht werden.

Angebote des kulturellen Rahmenprogramms und des Kinderprogramms (Kategorie 10 und 11, vgl. Ziffer 1) werden vom Landtag entsprechend der Maßgaben im  Annahmeschreiben und in Absprache mit dem Landtag stundenweise zugelassen.

11. Vorbehaltsklausel

In Fällen höherer Gewalt oder sonstiger unvorhergesehener Ereignisse, die nicht dem Verschuldenskreis des Auftraggebers zuzuordnen sind, kann dieser die Veranstaltung bis zu einem Zeitpunkt von vier Wochen vor ihrem geplanten Stattfinden absagen oder auf einen späteren Zeitpunkt verschieben, ohne dass sich daraus Vergütungs- oder sonstige Ansprüche des Auftragnehmers ergeben. Ein Fall von höherer Gewalt ist insbesondere dann gegeben, wenn die Absage oder Aussetzung der Veranstaltung im Zusammenhang mit der SARS-CoV-2-Pandemie steht. Die Entscheidung, ob die Veranstaltung wie geplant durchgeführt werden kann, trifft der Auftraggeber im Hinblick auf die Sicherstellung der Gesundheit der Bevölkerung in eigenem Ermessen.
Nicht erforderlich ist, dass die Veranstaltung aufgrund behördlich angeordneter Maßnahmen oder Rechtsverordnungen der jeweiligen Landesregierung gemäß des Infektionsschutzgesetzes zwingend abgesagt bzw. verschoben werden muss. Wird die Veranstaltung innerhalb von vier Wochen vor dem geplanten Durchführungsdatum abgesagt bzw. verschoben, kann der Auftragnehmer die bis dahin erbrachten Leistungen in Rechnung stellen, jedoch nur dann, wenn sie nach den Grundsätzen von Treu und Glauben nachvollziehbar notwendig waren. Die bis dahin erbrachten Leistungen sind in der Rechnung einzeln aufzulisten, so dass nachvollziehbar ist, wie der Gesamtbetrag zustande gekommen ist. Auf Aufforderung des Auftraggebers sind die Gründe für die Notwendigkeit der erbrachten Leistungen aufzuführen. Entgangenen Gewinn kann der Auftragnehmer nicht geltend machen. Diese Regelungen gelten auch dann, wenn Auftraggeber und Veranstalter auseinanderfallen und die Entscheidung für die Absage/das Aussetzen von letzterem getroffen wird.

Stage 2